Terminos y condiciones

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La empresa Atlas Limited SAS. Identificada con Nit. No. 860053373-1, domiciliada en la ciudad de Bogotá, Colombia con dirección física en la Calle 17 No. 68B - 68, dirección electrónica info@lpe.co y teléfono (571) 4054111 - 4053033 (de ahora en adelante la "Empresa") en cumplimiento de las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013, referentes a la Protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por la Empresa su Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. Objetivo

Poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por la Empresa para hacerlos efectivos, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada. En cumplimiento y desarrollo del derecho constitucional de todas las personas a conocer, actualizar, y rectificar de forma gratuita la información que recaude sobre ellas en bases de datos.

2. Definiciones

a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
b) Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
c) Dato Financiero: Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
e) Dato Público: Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Dato Sensible: Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como los referentes al origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
g) Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h) Autorizado: Es la Empresa y personas bajo la responsabilidad de la Empresa, que por virtud de la Autorización y de esta Política tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
i) Habilitación: Legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Empresa a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
j) Responsable de Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
k) Titular del Dato Personal: Persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
l) Transferencia: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m) Transmisión: Actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio nacional, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
n) Tratamiento de Datos Personales: Toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

3. Principios

Atlas Limited SAS. En el desarrollo de sus actividades comerciales recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. Los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfiera Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley de la Empresa. Estos principios son:
a) Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla. En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la Ley, la Empresa buscará los medios ordinarios y alternativos pertinentes para convocar a los Titulares y obtener su autorización retroactiva, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y las normas concordantes.
b) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, la Empresa deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante. Esta entrega de información la llevará a cabo la dependencia encargada de la protección de datos personales
c) Libertad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c) Finalidad: El uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por la Empresa, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
d) Veracidad de la Información: La información sujeta a uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e) Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal de la Empresa que cuente con autorización para ello, o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido Habilitados para llevar a cabo el Tratamiento.
f) Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, la Empresa no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
g) Confidencialidad: La Empresa debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste adulterado, modificado, consultado, usado, accedido, eliminado, o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta, o que el Dato Personal se pierda.
h) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y la Empresa haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.

Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados por la Empresa deberán someterse estrictamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:
a) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Empresa.
b) Cumplir los contratos de servicios celebrados con los clientes.
c) Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Empresa, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados, incluyendo pero sin limitarse a la verificación de afiliaciones y derechos de los individuos a los cuales los clientes de la Empresa prestarán sus servicios, utilizar los Datos Personales para mercadeo y/o comercialización de nuevos servicios o productos.
d) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
e) El control y la prevención del fraude y de lavado de activos, incluyendo pero sin limitarse a la consulta en listas restrictivas, y toda la información necesaria requerida para el SARLAFT.
f) El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, de protección y custodia de información y bases de datos de la Empresa.
g) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
h) Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
i) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas de la Empresa.

5. Derechos del Titular de los Datos Personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente a la Empresa o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada a la Empresa, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
c) Presentar solicitudes ante la Empresa o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos de la Empresa, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento la Empresa o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación ment o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva política de tratamiento de la información.
h) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control de la Empresa para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
j) Conocer la dependencia o persona facultada por la Empresa frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

6. Encargado de Protección de Datos Personales

La Empresa ha designado a la Dirección de servicio al cliente como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La Dirección de servicio al cliente tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.
Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:
a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales cuando el Titular presente copia de la decisión de la Superintendencia de Industria y Comercio de acuerdo con lo establecido en la Ley, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

7 Procedimiento para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

7.1. Consultas

La Empresa dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos de la Empresa.
Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través de los correos de Servicio al Cliente info@lpe.co / info@atlasltda.com o telefónicamente en la línea de atención (571) 4054111 ? 4053033 , encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.
Cualquiera que sea el medio, la Empresa guardará prueba de la consulta y su respuesta.

a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, la Empresa recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos de la Empresa y se la hará conocer al solicitante.

b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la Empresa.

c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) días hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para comunicar su solicitud.

d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por la Empresa.

7.2. Reclamos

La Empresa dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por la Empresa que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley por parte de la Empresa.

Estos mecanismos podrán ser físicos o electrónicos a través de los correos de Servicio al Cliente info@lpe.co / info@atlasltda.com o telefónicamente en la línea de atención (571) 4054111 ? 4053033 , encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

e) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

- Deberá dirigirse a Dirección de servicio al cliente por vía electrónica a la dirección de correo info@lpe.co / info@atlasltda.com; físicamente la dirección Calle 17 No. 68B - 68; o telefónicamente en la línea de atención (571) 4054111 - 4053033 .

- Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

- Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

- Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

- Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

La Empresa antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

f) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, la Empresa requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

g) Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior de la Empresa no es competente para resolverlo, dará traslado a la gerencia general dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.

h) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de la Empresa donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga ?reclamo en trámite? y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

i) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. Modificaciones a la Política de Tratamiento de los datos personales y al Aviso de Privacidad

La Empresa se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, su Política de Tratamiento de datos personales Cualquier cambio sustancial será publicado y anunciado con 15 días de anticipación a través de su página Web www.lpe.co . Además, se conservarán las versiones anteriores.
Según el Artículo 13, del Decreto 1377 de 2013 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, cualquier cambio sustancial en las Políticas de Tratamiento deberá ser comunicado oportunamente a los Titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

9. Vigencia

Esta Política rige a partir del 26 de diciembre de 2016. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados.